Главное о том, как планировать свой день эффективно и все успевать: мои способы продуктивности

Как научиться планировать свой день

Почему важно знать, как планировать свой день? А знакомо ли вам чувство, что сегодня вы опять ничего не успели, хотя крутились целый день как белка в колесе? А на общение с близкими, занятия спортом или любимым хобби вообще нет времени. Зато есть много планов, которые каждый раз откладываются в долгий ящик.

Если постоянно жить с этой мыслью, что вы ничего не успеваете, легко угодить в круговорот невыполненных дел, из которого так трудно выбраться. Как результат — эмоциональное выгорание и хронический стресс.

Чтобы разорвать этот порочный круг, научитесь планировать свои дела. Это поможет вам работать более эффективно и находить время на восстановление сил и энергии. В этой статье расскажу про свой опыт, те навыки, которые нужно в себе развить, чтобы жить полноценной жизнью и все успевать.

Если после прочтения заметки, вам будет что добавить присоединяйтесь в комментариях, это будет полезно остальным читателям и автору заметки.

Как планировать свой день

Как научиться планировать свой день? Казалось бы, простой вопрос, на который должен быть не менее легкий ответ, но на деле выходит, очень сложно сделать все, что требуется и при этом чувствовать себя полноценным человеком.

Но для начала нужно определить вектор, с какой целью планируют режим дня? Например, для меня было важно развить в себе этот навык, чтобы в течение дня максимально эффективно выполнять работу, успевать больше за меньший промежуток времени, освобождать себе выходные, в которые можно отдохнуть, побыть с семьей и набраться энергии.

Поэтому после постановки цели, нужно расставить приоритеты. Что для меня сейчас важно, “залипнуть” в рабочее время в инстаграм, впустую потратить время, пролистывая ленту или подготовить отчет по работе? Неподготовленный документ в срок будет вызывать у меня нервное напряжение и мне придется разрабатывать его ночью или в выходной, чтобы уложиться в дедлайн.

Отсюда появляется упадок сил, апатия и нет радости от жизни. Все это следствие хаотичного дня. Хочу сделать сейчас это, а может быть это и в результате не сделано ровным счетом ничего.

Как правильно планировать день и выполнять задачи

А привычка планировать каждый свой день повышает дисциплину. Ведь список дел на бумаге превращает хаотичные мысли в конкретный документ, по которому мы проживаем день. Особенно это помогает, если какие-то непредвиденные обстоятельства сбивают нас с намеченного пути и сложно вспомнить, что еще сегодня нужно было сделать. 

Всегда и у всех появляются, какие-то срочные дела и весь дневной план выполнить не получается. Это нормально. То что не успели сегодня, можно перенести на завтра, и составить новый план уже с учетом невыполненных пунктов.

Когда есть четкий курс, которого нужно придерживаться, появляются и ресурсы на его выполнение. Маловажные и ненужные дела отсеиваются сами собой, как сорняки и в списке остаются действительно значимые пункты. В крайнем случае задачи второго плана всегда можно перенести на следующую неделю, или вычеркнуть совсем. 

Главное, понимать, что для вас важно, а что второстепенно.

Ключевая причина планирования: появляется уверенность в завтрашнем дне, которая избавляет от лишних стрессов и тревог. 

Как правильно составлять список дел, чтобы все успевать

Когда мы психологически взрослеем, то приходит понимание того, что мы конечны и с возрастом становится гораздо меньше энергии и сил. Это приводит к пониманию, что те цели, которые хочется реализовать в своей жизни можно никогда не успеть достичь, они навсегда могут остаться только лишь намерениями. Можно ждать, когда они сами собой произойдут. Но так не бывает. 

Если вы хотите поехать на море, но у вас куча дел, которые постоянно сдвигают ваши планы и вам даже некогда выбрать и забронировать отель, купить билеты и так далее, то так можно все лето в офисе провести :)

А чтобы достигать поставленных целей, нужно четко представлять себе последовательность действий. Сегодня выделяю один час на поиск отеля, завтра на бронирование, послезавтра закажу билеты.

А если форс мажор и у меня не хватит времени завтра? Возможно такое? Конечно! Но всегда можно из завтрашнего дня исключить ненужные дела, например, пустую болтовню с коллегами, просмотр сериала, прочтение сообщений в социальных сетях. Это ведь неважно и выполнение этих задач не приблизит вас к цели.

Как начать планировать свой деньПример моего планирования дня

С помощью планирования можно пошагово расписать промежуточные этапы и согласовать их между собой. Другими словами, составление плана дает возможность распределить задачи с учетом личных предпочтений, ресурсов и возможностей.

Распределение задач в течение дня

Хотите, чтобы в сутках было 25 часов и все успевать? Но стоит задуматься, почему у вас не получается реализовать все свои планы, а у других выходит? У них ведь столько же часов в сутках ;)

Например, у президентов, успешных бизнесменов, спортсменов на все хватает времени: на работу, развитие и образование, семью и друзей, при этом они не выглядят, как загнанная лошадь.

И дело не в том, что мы плохо работаем или в течение дня мало задач закрываем. Нет. 

Разбираясь в том, как научиться планировать свой день, поняла, что проблему в отсутствии свободного времени создаю себе сама, неправильно расставляя приоритеты в течение дня. Например, уделяю мелким неважным делам много времени, а основным, которые позволяют мне спокойно отдыхать в выходные дни очень мало. Простыми словами, у меня в приоритете стоит “мышиная возня”. Что в корне неправильно!

И верно расставить акценты мне помогла матрица Дуайта Эйзенхауэра. Он был одним из президентов Соединенных Штатов Америки, и уж точно умел планировать свое время. 

Как правильно планировать свой деньМатрица Дуайта Эйзенхауэра

Техника очень простая, причем настолько, что я удивлялась: “Почему я раньше не понимала таких простых вещей?”. Он разделял список дел на 4 категории:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные, но не срочные.
  3. Срочные, но не очень важные.
  4. Неважные и несрочные.

В первом пункте задачи, которые нужно выполнить, во чтобы то ни стало. Если проигнорировать их сегодня, завтра это обернется массой неприятных моментов. Данную категорию еще называют «сектором огня», находиться в котором долгое время опасно. 

И в идеале у вас в этом секторе не должно быть экстренных задач, потому как вы все делаете в срок.

Вторым пунктом идут важные, но не «горящие» дела, поэтому у вас есть время на раздумья. Не нужно все бросать и бежать. Можно взять тайм-аут на принятие взвешенного решения. Именно эти задачи заслуживают вашего внимания, они в приоритете, так как ведут к достижению успеха, продвижению по карьерной лестнице, увеличению дохода и выполнение их в срок позволяет жить полноценной жизнью.

Третий раздел срочных, но не очень важных дел — это то, что можно перепоручить специалисту. Чем выше вы цените свое время, тем больше второстепенных пунктов из списка дел вы можете делегировать третьим лицам. Например, у вас дома потек кран. Вы стоите перед выбором: можно потратить целый день, чтобы определить причину поломки, затем поехать в магазин, купить нужные детали и отремонтировать сантехнику своими руками. А можно вызвать специалиста, который решит проблему за полчаса. Да, за деньги, зато быстро. Так у вас будет в распоряжении целый день.

Что касается четвертой категории, все, что туда попало, можете смело вычеркнуть из списка. Дела, которые относятся к этому разделу, можно легко назвать убийцами вашего времени. Например, ежедневный просмотр зомбоящика по вечерам можно заменить тренировкой в спортзале, чтением развивающей литературы или прогулкой с семьей в парке.

Расставление приоритетов должно быть волевым решением, потому как даже выполняя, какую-то важную задачу из 2 раздела, можем отвлекаться на дела из 4 категории. Нужно себя ловить на этом и возвращать в нужное русло, потому как это растрачивание своей жизни впустую.

Определение времени на каждую задачу

Чтобы больше успевать, нужно вечером составлять план на завтрашний день, с указанием напротив каждого пункта ориентировочное время на его выполнение. Но не нужно указывать в списке дел более 4-х важных задач в один день. 

Ведь все успеть физически невозможно. 

Если видите, что время еще остается, впишите в этот промежуток несколько мелких дел, которые можно отложить на потом, если что-то не срослось. 

И не забудьте про отдых, он тоже необходим в распорядке дня иначе на завтра будете чувствовать себя, как “выжатый лимон” и проработав сегодня “на полную катушку”, в течение двух дней не сделаете ничего, либо самый минимум.

А если раньше закончили, а на часах всего 17.00, посвятите вечер любимому хобби. Отдых повышает продуктивность и восстанавливает силы, об этом подробно рассказала в другой своей заметке.

И обязательно фиксируйте план на бумаге, не надейтесь на собственную память, да и не к чего это.

Ведь голова нужна для того, чтобы думать, а не для того, чтобы все помнить :)

К тому же составление плана улучшает память. Ведь еще со школьной поры мы помним, как полезно писать шпаргалки, потому как записанная информация запоминается намного быстрее. Здесь включается моторная память. Прежде чем перенести на бумагу цели и задачи, мы стараемся четко сформулировать свою мысль. План становится более конкретным, а список дел лучше запоминается.

Фиксация времени выполнения задач

Фиксация времени выполнения задачи

Часто бывает, что целый день выполняешь какую-то работу, а потом не можешь понять, на что потратил время. Валишься с ног от усталости, и все равно ничего не успеваешь. Вот поэтому важно записывать все, что было сделано в течение дня, а вечером вычеркивать из списка выполненные пункты. Этот процесс повышает мотивацию для выполнения завтра такого же количества задач, а может быть даже больше.

Если вам требуется разобраться в теме, как правильно планировать свой день, необходимо напротив каждой сделанной работы проставьте время, затраченное на ее выполнение. Не стоит работать над одной задачей 4 или 5 часов, лучше разбить ее на несколько мелких этапов. Так эффективность выполнения будет выше и затраченного времени будет гораздо меньше, так как пройдет налегке.

Фиксация времени выполнения задач, поможет вам понять, сколько его и куда его уходит, когда и какое дело легче сделать — с утра или во второй половине дня. Например, для меня, написание статьи проще планировать на утро, когда голова свежая, мыслей и идей много. В это время задача выполняется за 2 часа, а если приступлю к написанию вечером, то на туже самую заметку могу потратить 4 часа. Получается 2 часа моей жизни могут быть потрачены зря, если я нужным образом не планирую свой день.

То есть правильное планирование – это непросто составление на бумаге списка дел, а грамотно разнесение по времени дня, количеству часов, затрачиваемых на выполнение и концентрация внимания на процессе.

Концентрация внимания

Концентрация внимания на важной задаче, которую вам нужно выполнить в текущий момент очень важно, потому как это позволяет максимально быстро закончить это дело. 

Например, мне нужно подготовить документы к обеду, я могу их разрабатывать с 8 до 13, отвлекаясь на сообщения в телефоне, на проверку почты, на соцсети. Все выполнить, но за 5 часов. А могу отключить всплывающие уведомления на компьютере, не отвлекаться на вибрацию телефона и закрыть задачу за 2 часа! Получается, что за счет концентрации внимания у меня есть еще 3 часа для решения других важных рабочих вопросов. Круто же!

Если получается удерживать фокусировку на достижении результата определенной задачи, не отвлекаясь, то цель будет достигнута в кратчайшие сроки и с меньшим количеством усилий и минимальной потерей энергии. 

Вы ведь, наверное, тоже замечали, когда ты в течение дня переключаешься между разными задачами, пытаясь выполнить их все, успеваешь очень мало, а при этом к концу дня чувствуешь себя максимально истощенным. Распыляясь, мы ничего не сможем довести до ума, даже если очень заряжены на результат.

Казалось бы, такие простые вещи, но мы разучились фокусироваться, потому как в XXI веке очень много отвлекающих факторов, один телефон чего стоит. Именно поэтому нужно учиться из раза в раз прокачивать в себе навык концентрации.

Установка дедлайнов

Для чего нужны дедлайны

Однозначного ответа на вопрос: “Как планировать свой день, чтобы все успевать?” нет, потому что это комплексное решение задачи. Например,четкие временные границы мотивируют нас внимательнее относиться к задаче. И если на работе есть начальник, контролирующий соблюдение сроков, личные дела часто не имеют привязки ко времени. Например, вы запланировали выучить английский язык, но не поставили крайнюю дату осуществления задуманного. Тогда занятия английским могут длиться годами, а цель так и не будет достигнута.

Всегда устанавливайте дедлайны для любой, даже самой мелкой задачи. Может, иногда придется отодвинуть срок, но лучше этим не увлекаться.

В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени. К примеру, для выполнения некоторых свои дел, для которых отвела 1 час и не более того, ставлю таймер и по истечении часа будильник срабатывает. Когда понимаешь, что время бежит и скоро прозвенит звонок, начинаешь больше концентрироваться и активнее выполнять поставленную задачу.

Советы по планированию дня

Слышали выражение: съесть лягушку лучше утром. Это означает, что самые неприятные задачи не стоит отодвигать на потом. 

Неприятную, но важную работу, хочешь не хочешь, но придется выполнять. Если откладывать ее на вечер, одна мысль о ней испортит настроение на весь день. 

Чем больше мы тянем время, тем больше раздражаемся. 

«Съев лягушку» поутру, вы испытаете облегчение и удовлетворение от собственного героизма. Оставшаяся половина дня пройдет на эмоциональном подъеме и налегке.

В эту категорию можно отнести и сложные задания. Если их не сделать утром, к вечеру просто не останется сил.

Еще один совет по планированию: делите сложные задачи на несколько простых. Особенно это касается масштабных целей, как, например, ремонт в квартире или трудоемкий рабочий проект. 

Тайм-менеджеры советуют разбить глобальную задачу на несколько коротких шагов. Ведь дорогу осилит идущий. 

В конце каждого дня подводите промежуточные итоги, хвалите себя за целеустремленность, а утром переходите к следующему шагу. Так вы незаметно одолеете даже самую сложную задачу.

Основные выводы

В заметке подробно рассказала на своем опыте, как планировать свой день, и в заключение следует отметить, что мы составляем план для своего удобства, и загонять себя в слишком жесткие рамки — неправильно. 

Ведь не мы для плана, а план для нас! 

Не нужно становиться заложником невыполненных дел. Ежедневный список задач составляем мы сами, а значит, всегда можем его скорректировать. Планы должны нам помогать, а не вгонять в депрессию. 

Грамотное распределение времени повысит вашу продуктивность, однако не забудьте оставить в своем расписании время на отдых творчество и неожиданные сюрпризы, которые так часто преподносит сама жизнь!

На этом закончу, если у вас остались вопросы, напишите, пожалуйста, их в комментариях с удовольствием отвечу.

Желаю вам эффективного планирования и достижения целей!

11 комментариев

Аватар комментатора Надежда Автор: Надежда

Благодарю за ценную информацию. О том, что надо составить план знают все, но руки до составления плана так и не доходят. В который раз ставила себе задачу составить план действий, но пока воз и ныне там. После вашей статьи однозначно буду планировать свой день. Даже ежедневник нашла. Вы так хорошо расписали выгоды от планирования, что я поняла - откладывать дальше некуда.

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Спасибо за Ваш комментарий. Да, действительно, я раньше тоже считала, что планирование хорошо только в работе и то, не придавала этому должного значения, а оказывается, когда есть четкий вектор, то дел можно массу сделать и не устать

Аватар комментатора Наталья Автор: Наталья

Уже не один раз читаю и никак не определюсь: что же у меня сейчас в приоритете. Лето, лето - заготовки... Больше 6 лет ничего не перерабатывала дома, но этот год - не могу устоять, хочется зимой своих огурчиков, помидорчиков... Между делом пытаюсь что-то снимать на видео, фото, но написать полноценную заметку не получается, пока только мысли на бумаге. Очень дельная заметка, как всегда легко написана. У меня так не получается: то философствовать начинаю, то через чур заумно (мне так кажется), получается цепочка пояснений "до бесконечности".

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Я в этом году тоже много заготовок "накрутила" на зиму: огурцы, грибы, варенье... Привычка )))
Наталья, попробуйте изложить свои мысли так, как Вы их видите и дайте родным почитать, что они на это скажут, возможно, это Ваша изюминка )))

Аватар комментатора Наталья Автор: Наталья

Екатерина Воронцова, спасибо за ответ. Катюша, мне почитать некому, муж "отпустил" меня в интернет, а сам согласен на всё, лишь бы я не приставала к нему с просьбами.

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

У меня тоже муж не читает, но есть подруга, которая живет от меня за 3000 км и с радостью время от времени "корректирует" мои мысли :))

Аватар комментатора Наталья Автор: Наталья

Екатерина Воронцова, Меня мои подруги не понимают: "охота тебе сидеть в ноутбуке, лучше бы фильм посмотрела". А мне не хочется фильмы смотреть: сюжеты одни и те же, артисты разные, время разное по сюжету. Поэтому посещаю одно семейцев, читаю у них, анализирую, а как бы я написала на какую-то тему. Спасибо за отзыв, вот застряла на 64 шаге, потому что надо проплатить прокси, чтобы использовать коллектор. Опять будут заморочки с оплатой. У меня с первого раза не получается.

Аватар комментатора Фед Автор: Фед

Так вот почему народ выгорает - запихивают все задачи в сектор огня и сгорают:) Хорошая президентская система планирования задач! Правда у каждого свои приоритеты и не всегда они верно расставлены, в результате народ вместо действительно нужных дел, выполняют те, которые больше нравится выполнять. Одного при этом не понимают - выполняя в нужное время действительно приоритетное (зачастую тягомотное) дело, человек себя здорово "растягивает", он сама для себя тренирует мышцы воли и разума - остальное лишь приложение. Даже художникам в основном приходится РАБОТАТЬ, а не парИть в зефирах вдохновения!
Спасибо за конкретную, ценную для работы над собой заметку!

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Иногда действительно мы выбираем удобное для нас дело, нежели полезное, но нудное. А расставлять приоритеты действительно не простая задача и ей учиться нужно и тренироваться. Спасибо большое за Ваш комментарий!

Аватар комментатора Галина Автор: Галина

Здравствуйте, Екатерина!
Непланирование - это мой бич! Не могу никак взяться за составление плана. Всё думаю: потом-потом, а наступает это "потом", откладываю на завтра, а потом еще на завтра... В итоге - когда сажусь за написание заметки, после работы, после всех дел, после ответов в ВК и в Инстаграм - уже не до заметки...
Уважаю Вашу работособность и желаю успехов!

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Доброго дня, Галина. Да у меня тоже так было, но оценить эффективность планирования дня можно только спустя несколько месяцев постоянной подготовки плана и его выполнения в течение дня. У меня реально стало оставаться больше времени на себя и семью, больше стала успевать, потому как исключаются "пустые" дела, которые не принесут мне результата и удовлетворения. Например, ответы на комментарии оставляю на потом, потому как в приоритете подготовка заметки или съемка видео. Попробуйте разобраться с принципом матрицы Эйзенхауэра, реально поможет понять, что лучше сделать сначала, а что потом.
Спасибо Вам большое за Ваш отзыв. Успехов и достижения поставленных целей. Все обязательно получится!

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение